GRINEX Advisory pracuje na diaľku vďaka komplexnej IT podpore
Nemalo zmysel, aby účtovnícka firma s (vtedy) 10 zamestnancami mala vlastné IT oddelenie. Preto hľadali odborníkov, ktorí by sa postarali o ich IT infraštruktúru a navyše pripravili spoločnosť na čoraz populárnejší vzdialený prístup k práci z domu. A to všetko s požiadavkou na zabezpečenie údajov klientov.
Najprv sa zbavili vlastných serverov
Spoločnosť Grinex pôvodne ukladala všetky svoje údaje na vlastných serveroch. Zakaždým, keď vypadol server, museli čakať na príchod servisného tímu a počas tohto obdobia sa im ťažko pracovalo. Riešením bolo upustiť od interných serverov a presunúť údaje na spoľahlivé vzdialené úložisko, o ktoré sa nemusia starať samotní zamestnanci.
Okolo roku 2005 bola spoločnosť GRINEX odporučená spoločnosti System4u, ktorá sa zamerala na niektoré z prvých cloudových riešení v Českej republike. V spoločnosti System4 Grinex najprv vytvoril terminálový server, na ktorom klienti zdieľali svoje údaje s internými a externými zamestnancami.
Postupne úplne odstránili miestne servery. Údaje boli novo sústredené v dátovom centre, ktoré tiež poskytla spoločnosť System4u. Zamestnanci môžu z Grinexu jednoducho pristupovať k svojim údajom prostredníctvom vzdialenej plochy aj priamo zo svojich počítačov cez VPN.
Keďže sa však nové technológie neustále vyvíjajú, System4 čoskoro začala pracovať na inováciách a poskytla spoločnosti Grinex moderné cloudové úložisko.
Na jeden súbor odkiaľkoľvek
Portfólio služieb System4u je také široké, že sa nemusí zameriavať len na jedno riešenie, ale ponúka ideálnu voľbu pre klienta. Ukázalo sa, že ide o cloudový systém v rámci Office365 pre spoločnosť Grinex.
Po prechode na tento cloud začala spoločnosť Grinex používať Sharepoint na zdieľanie údajov s klientmi a System4 jej poskytla klienta MS Exchange na online e-mailovú komunikáciu. Okrem toho používajú reportovanie PowerBI a automatizáciu na pozadí prostredníctvom PowerApps. System4u tiež pomohla spoločnosti Grinex s integráciou všetkých mobilných zariadení (telefóny, tablety, notebooky) do jej IT infraštruktúry.
Tento proces je dobrou ukážkou toho, čo sa dnes dá dosiahnuť za prijateľnú cenu. Zamestnanci spoločnosti Grinex sa prihlasujú do cloudu Microsoft, na terminálový server v dátovom centre System4u a do ďalších služieb, ako je napríklad VPN, prostredníctvom jednotného prihlásenia. Prihlasujú sa aj do iných aplikácií, ktoré System4u integruje prostredníctvom AzureAD.
Zamestnanci môžu upravovať jeden súbor zo svojho pracovného počítača, potom ho upravovať z domácej kancelárie zo svojho domáceho počítača a potom ho upravovať zo svojho mobilného telefónu počas cesty vlakom.
Bezpečnosť údajov je prioritou
Grinex pôsobí v niekoľkých kanceláriách v Českej republike a medzi jeho klientov patria významné medzinárodné spoločnosti. Vzdialený prístup z počítačov a mobilných telefónov si preto vyžaduje vysokú úroveň zabezpečenia. Na ochranu údajov a zabezpečenie prístupu System4u nainštalovala do všetkých zariadení spoľahlivý antivírus od spoločnosti ESET.
Okrem toho IT firma začala prechod z Microsoft Intune na Microsoft Enterprise Mobility + Security (Microsoft 365 Enterprise), systém hromadnej správy mobilných zariadení, ku ktorému je možné pristupovať len z autorizovaných a dôveryhodných zariadení.
Spoločnosť System4 je odborníkom na správu podnikových mobilných zariadení a vie, ako ich spoľahlivo nastaviť. Vďaka službe Microsoft 365 Enterprise sa podnik nemusí obávať straty citlivých údajov, napríklad keď. zamestnanec stratí mobilný telefón alebo počítač. V prípade potreby môže správca systému zariadenie na diaľku zablokovať alebo z neho úplne vymazať firemné údaje.
Na faktúrach nie je nič neočakávané
Spoločnosť Grinex spolupracuje so spoločnosťou System4u už 15 rokov a neustále inovuje vzhľadom na vývoj na trhu a rast spoločnosti. Aktualizácie programov alebo počet licencií spravuje System4u automaticky. Patrí sem aj vývoj softvéru CRM, ktorý zabezpečuje, aby účtovníci vždy pracovali s aktuálnymi údajmi klientov a mali ich na jednom mieste.
Vďaka kompletnému balíku podpory môžu účtovníci pracovať s modernými systémami bez toho, aby sa museli vyznať v IT procesoch. Okrem toho môžu kedykoľvek zavolať systém4. Na pracovisku zákazníckej podpory na nich nečaká 24 hodín denne, 7 dní v týždni robot, ale technik, ktorý situáciu okamžite vyrieši.
V súčasnosti System4u poskytuje IT podporu pre 30 interných a 20 externých zamestnancov spoločnosti Grinex, z ktorých každý pracuje na dvoch až troch zariadeniach, a tiež poskytuje podporu pre softvér spoločnosti nainštalovaný na serveroch a pracovných staniciach.
Grinex potom len zaplatí System4U faktúru, ktorá je transparentná a fixná každý mesiac. Jediné ďalšie účty za IT, ktoré spoločnosť Grinex má, sú účty za nákup koncových zariadení, ako sú počítače, telefóny atď., s ktorými im System4u samozrejme pomáha.
