Účtovnícka firma GRINEX Advisory, s.r.o. pracuje na diaľku vďaka komplexnej IT podpore

  • Firma Grinex (Praha, účtovníctva)
  • Počet zamestnancov 30 ext. 20 int.

Keď sa účtovnícka firma GRINEX začala začiatkom tohto tisícročia rozrastať, mala pred sebou jasný cieľ – dodávať svojim klientom moderné služby postavené aj na inteligentných IT riešeniach. Na to však potrebovala vylepšiť vlastné IT zázemie.

Pre účtovnícku firmu s (vtedy) 10 ľuďmi nedávalo zmysel mať vlastné IT oddelenie. Hľadali teda špecialistov, ktorí sa o ich IT infraštruktúru postarajú a navyše pripravia firmu na čím ďalej populárnejší vzdialený prístup pre prácu napríklad z domu. A to všetko s požiadavkou, aby bola zachovaná bezpečnosť dát klientov.

Najskôr sa zbavili vlastných serverov

V Grinexe si pôvodne všetky dáta ukladali na vlastné servery. Pri každom výpadku servera museli čakať, kým dorazí servisný tím, a v tomto čase bolo ťažké pracovať. Riešením bolo od vlastných serverov upustiť a premiestniť dáta na spoľahlivé vzdialené úložisko, o ktoré sa samotní zamestnanci vôbec nemusia starať.

Okolo roku 2005 dostali v GRINEX odporúčanie na firmu System4u, ktorá sa sústredila na jedny z prvých cloudových riešení v Českej republike. Vo firme System4u najskôr Grinexu postavili terminálový server, na ktorom klienti zdieľali svoje dáta s internými a externými pracovníkmi.

Postupne potom lokálne servery eliminovali úplne. Dáta po novom sústredili v datacentre, takisto zabezpečovanom firmou System4u. Z Grinexu sa k svojim dátam zamestnanci dostali jednoducho tak cez vzdialenú plochu, ako aj priamo zo svojich počítačov cez VPN.

Keďže sa však nové technológie neustále vyvíjajú, vo firme System4u začali čoskoro pracovať na inováciách a Grinexu zariadili moderné cloudové úložisko.

Do jedného súboru odkiaľkoľvek

Portfólio služieb firmy System4u je také široké, že sa nemusí zameriavať len na jedno riešenie, ale klientovi ponúkne ideálnu voľbu. A tým sa pre Grinex ukázal byť cloudový systém pod Office365.

Po prechode na tento cloud začal Grinex na zdieľanie dát s klientmi využívať Sharepoint, na e-mailovú komunikáciu im vo firme System4u zariadili klienta MS Exchange online. Okrem toho využívajú reporting PowerBI a automatizáciu na pozadí prostredníctvom PowerApps. Firma System4u Grinexu zároveň pomohla aj s integráciou všetkých mobilných zariadení (telefónov, tabletov, notebookov) do ich IT infraštruktúry.

Tento proces dobre prezentuje, čo je dnes možné za priaznivú cenu dosiahnuť. Zamestnanci Grinexu sa prostredníctvom jedného prihlásenia prihlasujú do cloudu Microsoftu, do terminálového servera v datacentre System4u aj do ďalších služieb, ako je VPN. Takisto sa prihlasujú aj do ďalších aplikácií, ktoré System4u integruje cez AzureAD.

Jeden súbor môžu zamestnanci editovať z pracovného počítača, potom pri home office z domáceho počítača, a ešte napríklad na ceste vlakom z mobilu.

Bezpečnosť dát je priorita

Grinex pracuje z niekoľkých kancelárií v Českej republike, medzi jej klientov patria aj dôležité medzinárodné firmy. Vzdialené prístupy z počítačov aj z mobilov teda vyžadujú vysokú úroveň zabezpečenia. Na ochranu dát a zabezpečenie prístupov nainštalovalo System4u do všetkých zariadení spoľahlivý antivírus od firmy ESET.

IT firma okrem toho spustila prechod z Microsoft Intune na systém na hromadnú správu mobilných zariadení Microsoft Enterprise Mobility + Security (Microsoft 365 Enterprise), ku ktorému je možné pristúpiť len z autorizovaných a dôveryhodných zariadení.

Vo firme System4u sú na firemnú správu mobilných zariadení experti a vedia, ako ich spoľahlivo nastaviť. Vďaka Microsoft 365 Enterprise sa firma nemusí báť straty citlivých dát, keď napr. zamestnanec stratí mobil alebo počítač. Správca systému môže totiž v prípade potreby zariadenie na diaľku zablokovať alebo firemné dáta zo zariadenia úplne zmazať.

Na faktúrach nie je nič nečakané

Grinex je so spoločnosťou System4u už 15 rokov a tá sa ustavične stará o inovácie vzhľadom na novinky na trhu aj rast firmy. Aktualizácie programov alebo počet licencií pritom System4u spravuje automaticky. A to vrátane vývoja CRM softvéru, vďaka ktorému účtovníci vždy pracujú s aktuálnymi dátami o klientoch a majú ich na jednom mieste.

Vďaka kompletnému balíčku podpory účtovníci pracujú na moderných systémoch a o IT procesoch pritom ani nemusia vedieť. Navyše môžu kedykoľvek do firmy System4u zatelefonovať. Na zákazníckej podpore na nich 24 hodín 7 dní v týždni nečaká robot, ale technik, ktorý situáciu ihneď rieši.

V súčasnosti poskytuje System4u IT podporu pre 30 interných a 20 externých zamestnancov firmy Grinex, každý z nich pracuje na dvoch až troch zariadeniach, a podporu zaisťuje aj pre firemný softvér nainštalovaný na serveroch aj staniciach.

Grinex potom firme System4U iba platí faktúru, ktorá je každý mesiac transparentná a fixná. Jediné ďalšie účty za IT majú v Grinexe za nákup koncových bodov, akými sú počítače, telefóny atď., s ktorým im System4u, samozrejme, pomáha.

Komu sme ďalej pomohli?

BlueLink

V BlueLink vytvorili zamestnaneckú hru ako podporný nástroj firemných benefitných programov.

CEE Logistics

Díky mobilní aplikaci společnost CEE Logistics snadno získává dokumentaci od řidičů na cestách.

Decathlon

DECATHLON přechodem na mobilní telefony ušetřil práci zaměstnancům na prodejnách i IT technikům.